Proses digitalisasi pelayanan administrasi kependudukan (Adminduk) terus bergerak maju. Bermula dari Dukcapil Go Digital dengan meluncurkan tanda tangan elektronik (TTE), Dirjen Dukcapil Prof. Zudan Arif Fakrulloh tak bosan mengajak jajarannya untuk berlari--malah terkadang melompat--mengembangkan pelayanan Adminduk online sebagai pengganti layanan manual tatap muka yang tidak menguntungkan di masa pandemik Covid-19 yang belum mereda ini. 
Menurut Dirjen Zudan Arif Fakrulloh, di era digital seperti sekarang ini, semua urusan selesai di genggaman tangan. Kehadiran teknologi membuat segala hal jadi lebih mudah, murah, dan cepat karena tak lagi terhalang ruang dan waktu. Cukup menyentuh layar smartphone, urusan beres.
Momentum itulah yang dimanfaatkan Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dengan membuka layanan online melalui WhatsApp dan website untuk urusan dokumen kependudukan atau pencatatan sipil.
Bahkan layanan Dukcapil kini sudah merambah aplikasi mobile yang bisa diunduh di Playstore atau lewat Anjungan Dukcapil Mandiri.
Filosofinya, kata Dirjen Zudan--tak bosan mengulang narasi besarnya--adalah untuk memberikan layanan Adminduk yang membahagiakan masyarakat.
"Semua layanan dukcapil semakin mudah. Di masa Covid-19 ini Dukcapil menyediakan layanan online sehingga semua layanan dokumen kependudukan bisa dikirimkan langsung ke warga dalam bentuk file PDF lewat smart phone. Penduduk tak perlu antre mengurus akta kelahiran, akta kematian, surat pindah, atau kartu keluarga di kantor Dinas Dukcapil. Dari file PDF itu warga bisa mencetak dokumen yang dibutuhkan dari rumah dengan printer menggunakan kertas HVS A4 80gram" jelas Dirjen Zudan dalam keterangannya di Jakarta, Jumat (3/7/2020).

Cetak Sendiri
Zudan lebih jauh menjelaskan, tujuan penggunaan kertas putih HVS biasa dalam dokumen kependudukan, sekali lagi demi kemudahan warga masyarakat. 
"Dulu kalau Kartu Keluarga hilang, warga harus buat lagi datang ke kantor Dinas Dukcapil. Akta kelahiran hilang harus antre lagi ke Dukcapil. Sekarang akta lahir hilang, KK hilang tinggal cetak lagi dirumah, bisa cetak sendiri, sepanjang yang bersangkutan masih punya file PDF atau link-nya," kata Prof. Zudan. 
Seluruh dokumen kependudukan (kecuali KTP-el dan KIA) yang bisa dicetak dengan kertas putih HVS tadi hanya bisa terwujud berkat digitalisasi dan TTE yang diterapkan Dukcapil secara massif sejak periode awal 2019. 
Diawali oleh Bapak Presiden Jokowi tahun 2018 dengan Launching Akta Kelahiran Online di Seoul, Korea Selatan. Inilah awal dimulainya tradisi dokumen kependudukan dengan kertas putih biasa.
Keabsahan dokumen yang dicetak di atas kertas HVS 80 gram tersebut dijamin, dan asli atau tidaknya dokumen tersebut dapat dipindai menggunakan QR (quick response) scanner pada aplikasi di smartphone. 
Kode QR pada dokumen di kertas HVS ini sebagai ganti tanda tangan dan cap basah yang dulu dicetak dengan security printing. Jadi sekarang sangat mudah untuk mengetahui keaslian dokumen kependudukan dengan tanda tangan elektronik. Cukup dipindai dengan QR code scanner. 
Dengan cara mengganti security printing menjadi kertas putih biasa, negara pun bisa menghemat Rp450 miliar di tahun 2020. 
Dan yang tak kalah penting, karena pencetakan dokumen kependudukan bisa dilakukan penduduk secara mandiri di rumah melalui layanan online atau melalui ADM, maka otomatis bakal menghilangkan praktik pungli dan percaloan. 

Adapun beberapa ciri-ciri model terbaru dari dokumen kependudukan online :
1. Dicetak di kertas HVS putih ukuran A4 80 gram, tidak lagi dicetak di kertas khusus seperti kertas security printing berhologram antipemalsuan
2. Menggunakan kode QR sebaga pengganti tanda tangan dan cap basah, yang langsung terhubung dengan situs Dukcapil Kemendagri
3. Dokument bisa langsung dicetak sendiri dengan informasi link yang diterima melalui email pribadi atau melalui SMS
4. Tidak menggunakan tanda tangan basah pejabat Dukcapil
5. Tidak lagi memerlukan cap lembaga atau instansi

Cara Mencetak Mandiri
Adapun langkah-langkah agar Anda bisa melakukan pencetakan dokumen kependudukan mandiri dari rumah saja adalah sebagai berikut:
1. Anda harus terlebih dahulu mengajukan permohonan pencetakan dokumen kependudukan dengan mendatangi kantor dinas dukcapil setempat. Atau melalui link tree disdukcapil Kotawaringin Barat yaitu https://linktr.ee/disdukcapil.kobar dan mengunggah dokumen pendukung.
Anda wajib mencantumkan nomor ponsel atau alamat email yang bisa dihubungi. Ini berguna untuk menerima data dokumen kependudukan yang akan dikirimkan petugas dukcapil dalam bentuk format digital atau Portable Document Format (PDF).
2. Setelah mengajukan permohonan, petugas dinas dukcapil kemudian akan memprosesnya. 
3. Permohonan pelayanan kependudukan yang telah diproses oleh dinas dukcapil setempat kemudian disahkan melalui mekanisme tanda tangan elektronik (TTE) dalam bentuk pemindai kode QR oleh kepala dinas dukcapil setempat
4. Lalu aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) akan mengirimkan notifikasi kepada Anda melalui layanan pesan singkat (SMS) dan email dalam bentuk informasi link laman situs dukcapil dan PDF.  
5. Bersamaan dengan dikirimnya notifikasi dari aplikasi SIAK, juga akan mengirim Personal Identification Number (PIN) yang dapat Anda pergunakan untuk mencetak dokumen tersebut melalui situs layanan https://layananonline.dukcapil.kemendagri.go.id/Tte_warga/index/.
PIN ini bersifat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan kepada pihak lain. 
6. Jika semua dokumen yang dikirimkan melalui email dalam bentuk PDF sudah Anda terima, diteliti kembali apakah sudah sesuai dengan data diri atau belum. Jika masih ada kekurangan data, segera melapor dengan mendatangi kantor dinas dukcapil setempat atau melalui laman situs www.dukcapil.kemendagri.go.id.
7. Jika sudah tidak ada lagi data yang perlu dilengkapi, maka bisa langsung mencetaknya dari rumah.
8. Simpan file data digital berformat PDF itu di komputer atau laptop agar sewaktu-waktu bisa dipergunakan lagi untuk mencetak dokumen bagi berbagai keperluan.

(diolah dari berbagai sumber)